חתימה דיגיטלית – איך זה עובד

לפני שנסביר מהי חתימה דיגיטלית ואיך זה עובד, נדרשת הקדמה קצרה בעניין חתימה על מסמך עסקי. מסמכים שעסקים נדרשים להפיק כחוק, למשל חשבוניות, קבלות וכיוצא באלה, צריכים להיות חתומים. החתימה של העסק (שחותם בעל העסק או מורשה חתימה) ולעיתים גם חותמת, הם אלה שמקנים למסמך את התוקף החוקי. אולם כאשר מדובר על מסמכים דיגיטליים, שיודעת להפיק תוכנה או מערכת ממוחשבת, ללא שום הדפסה, אין אפשרות לחתימה מהסוג הרגיל. לשם כך פותח הרעיון של חתימה דיגיטלית. נסביר איך זה עובד ואיך זה קשור עם אימות של מסמכים וקביעת האותנטיות שלהם. 

הוציאו חשבונית אונליין באינטרנט >>>

איך נוצרת חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית נוצרת במהלך הפקה של מסמך, לפני העברתו ללקוח בדרך שהוגדרה. לדוגמא, כאשר מכינים חשבונית מס דיגיטלית, שמיועדת לשליחה במייל, התוכנה יודעת להכין חתימה ברגע שהמסמך אושר להפקה. זה מתקיים לאחר מילוי פרטים נדרשים כגון סכום העסקה ותאריך, לרבות כתובת מייל של הנמען. לפני שליחת המייל, המערכת יודעת לשמור את המסמך, "לסגור" אותו, ולהקנות לו חתימה דיגיטלית. על המסמך עצמו מצוין שהא חתום, אך בכך לא מסתיים העניין. 

מסמך אותנטי, שמור לצרכי תיעוד 

חתימה דיגיטלית מגיעה ביחד עם מספור של מסמך והפיכתו לקבוע ובלתי ניתן למחיקה. זה רעיון חשוב בתוך המכלול של אותנטיות וחוקיות המסמכים. על פי ההגדרות של רשות המיסים, ניתן להפיק מסמכים חתומים דיגיטליים אך ורק בתוכנות שקיבלו הרשאה לכך. ניתן לאמת זאת בפרסומי רשות המיסים. מסמך שנחתם, לא ניתן למחיקה או לביטול – זאת אומרת שברגע שמסמך מסוג כזה או אחר הועבר, הוא לא רק אותנטי ויחיד מסוגו, הוא גם שמור לתמיד בענן. בתור שכזה, הוא מהווה אסמכתה שמאפשרת התקזזות מול רשויות המס והכרה בהוצאות מוכרות.